Pentingnya pengendalian sistem informasi

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.Tujuan Umum sistem informasi manajemen adalah Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan.

beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :
1. suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
2. suatu ukuran prestasi aktual.
3. suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
5. suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).
Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

Kontrol dan Proses Pengembangan:
Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana :
1. Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala.
2. Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan
Menyusun disain dan standar operasi CBIS.
3. Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima
Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan
Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS
4. Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan
Pengertian Sistem :
Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.
Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut.
Beberapa jenis sistem adalah :
1. Sistem Deterministik dan Probabilistik
Disebut deterministik jika sebuah sistem beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat.
Disebut probabilistik jika sistem masih ada kemungkinan-kemungkinan dan ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.

2. Sistem Tertutup dan Terbuka
Sistem tertutup tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungannya.
Sistem terbuka mengadakan penukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya.

3. Sistem Manusia/ Mesin
Ada berbagai kemungkinan untuk mengadakan kombinasi antara manusia dan mesin . sistem manusia/mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai monitor atau operasi mesin. Atau pada ekstrim lain, sebuah sistem dapat menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung seperti menyediakan perhitungan atau mencari data.
Pengertian Informasi :
Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.
Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang.
Informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri :
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Jenis-jenis sistem informasi :
1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.
Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.
2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)
Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.
Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sisitem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.
4. Decision Support System (DSS)
Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalahDecision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional.


Sumber : http://google.co.id/